職場や自宅外のパソコンで作業したファイルを家で編集したり、メールに添付できない大容量ファイルを他人に渡したいといったことがよくあります。
従来であれば、その都度 USBメモリやCD-Rにコピーして持ち歩いていましたが、受け渡しや持ち運びの際の手間や不安、金銭的なコストなど面倒な点が多々ありました。
そういった背景から、昨今において広く活用されるようになってきたのが「オンラインストレージサービス」です。
オンラインストレージサービスとは、インターネット上でストレージ(外部記憶装置)、いわゆる保管用のディスクスペースを貸し出してくれるサービスです。
主な用途としては、メールでは送れないような大容量のデータを転送したり、PCの容量を軽減できたり、保存先(バックアップ先)として使ったり、複数人でデータの共有をしたり等が挙げられますが、他にも様々な使い方が可能です。
今ではプライベートでもビジネスにおいても生産性アップ、業務効率化のために欠かせないツールとなっています。
このようなオンラインストレージサービスは国内外で様々なものが提供されていて、各サービスによって無料から有料のものまであり スペックも様々なので、機能 特徴をしっかり見比べて、目的 用途によって使い分けていく必要があります。
各サービスの比較については別記事にまとめてあります。
無料で利用できるオンラインストレージ (クラウドストレージ) サービスを比較してみた
無料で使えるWEBサービスとして、プライベートでもビジネスにおいても生産性アップ、業務効率化のためにおさえておきたいオンライン(クラウドストレージ)サービス。
( オンラインストレージ / USBメモリ / 外付けハードディスク )
そんな便利なオンラインストレージサービスですが、同じカテゴリであるUSBメモリや外付けハードディスクと比べて機能 使い勝手はどう違うのか？
まず、現在 主流となっているこれら三つの保存方法の基本的なスペックを下記の表でざっくりと比較してみます。
これら三つの保存方法は、それぞれにメリットがあり用途 目的に応じて使い分けていくものですが、中でも、この記事の本題であるオンラインストレージは他の二つとは違う独自の機能や使い方があるので、上記の比較表の観点でオンラインストレージのメリットとデメリットを以下でまとめておきます。
例えばデータの受け渡しや持ち運びをする際、従来であれば その都度、USBメモリやCD-Rにコピーして持ち歩いていましたが、オンラインストレージはオンライン上にデータを置いておくことができるので、持ち運びの際の不安や金銭的なコストを抑えることができます。
またメールで送受信する際、ちょっとした文章などの小さい容量のものであれば送れたが数MBとなると送れない場合もありました。しかしオンラインストレージであれば大容量のデータに対応できるものがほとんどで、有料プランであれば「容量無制限」のものまであります。
データはオンライン上で一元管理されていて、外出先でも場所やデバイスを問わずアクセスできるので、使いたいデータをそれぞれのデバイスにその都度コピーしたり同期したりといった面倒な作業をする必要がなくなります。
例えば 自宅で保存したファイルを外出先や仕事場のパソコンで編集したり、スマートフォンを使って電車の中で情報を確認したりといったことが可能です。
またオンライン上で複数人でデータを共有することもできます。
オンライン上でデータを保存しておけば、事故や故障でPCのローカルのデータが 消えてしまった場合でも対応可能です。
また、デバイス自体が壊れて買い直したりとなった時でも、新たなデバイスにクライアントソフトをインストールしてアカウントを設定しローカルに ダウンロードすることでデータを復活させることができます。
ただオンラインストレージサービスと一口に言っても、各サービスによって機能や特徴は様々で、例えば、一定期間ログインしないユーザーはアカウントが削除されてしまうといったものもあれば、何かの事情によりサービス自体が終了してしまうということも起きうるので、サービス内容、利用規約にはしっかり目を通しておきましょう。
社内でデータ管理をする場合、従来は自社に数十万～数百万円のサーバーを設置して管理・運用をする必要がありましたが、オンラインストレージを利用することで、 その部分のコストを大幅に削減することができます。
無料で利用できるものから、有料でも月額数百円という低コストで利用可能なので、業務効率化、生産性向上のために欠かせないwebサービスの一つとして様々なビジネスシーンで活用できます。
基本的にオンラインストレージは、グローバル規模のネットワークで膨大なデータを一元管理しているので、GBクラスの大容量データだと転送にかなりの時間がかかってしまうのが難点です。回線の品質によってはUSB2.0より遅いという評価もあります。
転送速度、回線の混雑状況 ( 品質も含めて )、安定性といった部分においては、専用回線 ( LANに接続するタイプ ) を使ったオンラインストレージであったり、外付けのHDD / USBの方が使い勝手はいい。
データを多くの人とシェアしたり共同作業する際には、情報漏洩やハッキングなどのリスクが高くなるので、セキュリティやパスワードの厳重な管理が必要です。
各サービスによってサポート範囲が違う(二段階認証やSSL認証などの設定はできるのか)ので、しっかり確認しておくことはもちろんですが、リスクを考えれば、有料プランにしてサポート体制を厚くしておくのが懸命です。
特に、企業で大規模なデータを扱う際には、個人情報や機密性の高い情報が流出することになれば企業の信頼を大きく損ねることはもちろん、損害賠償に発展する恐れもあります。
業務でこういったサービスを利用する際には、「誰がどのファイルを保管し、共有しているか」について社内の管理者が常に把握し、担当者が退職した場合にも、保管・共有されたファイルを本人以外でも削除できるなど、盤石なルール作りが必要になります。
以前はオンラインストレージといえば、まだまだ信頼性が低く、容量も数MBまでといったものが相場でした。
しかし現在では、無料プランでも20GBものデータを保存できるものや、有料プランであれば「容量制限なし」というサービスも多くなり、信頼性も基本スペックも格段に向上してきています。
ただ、オンライン上にあるがゆえのリスクもあります。
情報漏洩やハッキングに対する備えはもちろんですが、バックアップとして活用する場合でも、オンライン上だから絶対に安全だと過信せずに、あらゆるリスクを想定して複数の保存手段を併用してリスクを分散させたり、それぞれの保存先のデータをこまめにアップデートするなど、日頃からの備えが大切になります。
それぞれの保存手段にはメリット、デメリットがあるので用途 目的に応じて使い分けれるようにすることが必要です。特に職場を始め 複数人でデータを共有したい場合や、動画や大量の画像など大容量データを使ったやりとりをする機会が多い人にとっては、オンラインストレージサービスは利用価値の高いサービスといえます。
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